Verander zo je gewoontes om op alle email/berichten te reageren
Ping, lees, beantwoord, herhaal: hoe je slechte e-mailgewoonten op het werk doorbreekt
The Conversation Emma Russell 7 december 201
Het is een indrukwekkende prestatie dat zakelijke e-mail oppermachtig is geweest als het meest productieve en favoriete communicatiemiddel in de digitale werkwereld van vandaag, ondanks de opkomst van aantoonbaar functionelere alternatieven zoals Slack, Yammer en MS Teams.
Toch is het misschien niet door actieve keuze dat e-mail ons werkende leven blijft domineren. Uit veel academische onderzoeken is gebleken dat er een bepaald verslavend, gewoon onderdeel is van ons gebruik van zakelijke e-mail dat voor ons misschien moeilijk te veranderen is. In een tijd waarin er zoveel zorgen worden geuit over altijd actieve werkculturen en ons recht om de verbinding te verbreken, is e-mail de vloek van veel van ons werkende leven.
Ons onderzoek
We werden benaderd door een internationale liefdadigheidsinstelling in het Verenigd Koninkrijk die zich zorgen maakte over recente resultaten van personeelsenquêtes die suggereerden dat veel van hun werknemers gestrest raakten door e-mail. Ondanks een aanzienlijke investering in alternatieven om te proberen de grote afhankelijkheid van zakelijke e-mail te beteugelen, maakten veel medewerkers er nog steeds te veel gebruik van, zoals het verzenden van berichten naar collega's die in de buurt zitten, het gebruiken voor algemene kletspraatjes of buiten kantooruren.
We werden gevraagd om een langetermijninterventie te ontwerpen die het personeel zou kunnen helpen om hun werk-e-mailgewoonten te veranderen om hun welzijn en productiviteit te verbeteren. We hebben een model ontwikkeld op basis van bestaand onderzoek naar het veranderen van de gewoonten van mensen en hoe zakelijke e-mail wordt gebruikt.
Een belangrijk aspect van het model is dat, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een gezondheidsgewoonte zoals roken, werkgewoonten op zich zelden goed of slecht zijn, maar afhankelijk zijn van de rol en de werkcontext van de werknemer. Wij zijn van mening dat een werkgewoonte alleen als goed of slecht moet worden gedefinieerd in relatie tot de vraag of het iemand helpt of belemmert bij het vervullen van zijn taken en doelen, en hoe het zijn welzijn beïnvloedt.
Voor een persoon in een klantenservicefunctie kan het bijvoorbeeld een goede gewoonte zijn om onmiddellijk te reageren op e-mailmeldingen, omdat ze hun centrale doel bereiken om klantvriendelijk en behulpzaam te zijn. Maar voor een wetenschapper of een schrijver kan dezelfde gewoonte schadelijk zijn, omdat het hen zou kunnen afleiden van langdurige concentratie op complex werk.
We hebben ons model een jaar lang met 127 medewerkers gedraaid bij het goede doel. Deze werkers hadden gehoor gegeven aan een open oproep om deel te nemen aan het onderzoek en werden willekeurig toegewezen aan een interventie- of een controlegroep die ongeveer even groot was. Voor alle deelnemers hebben we voor, tijdens en na het programma hun e-mailgewoonten en werkdoelen gemeten.
We hebben alle werknemers in de interventiegroep gedurende een periode van ongeveer negen maanden van werk-e-mailtips voorzien en deze regelmatig een voor een verspreid. Tips omvatten een suggestie om werk-e-mailwaarschuwingen uit te schakelen, vooral als je iets doet dat veel concentratie vereist, en om hun inbox alleen om de 30-40 minuten handmatig te controleren.
Omdat elke deelnemer een fooi ontving, moesten ze ons bevestigen of ze deze suggestie zouden implementeren of niet. Dit betekende dat ze controle kregen over de vraag of het geschikt zou zijn voor hen en het werk dat ze doen. Werknemers in de controlegroep kregen geen fooi.
Onze resultaten toonden aan dat werknemers die de tips ontvingen en uitdrukkelijk toezegden ze te gebruiken, meer kans hadden om hun e-mailgedrag in het algemeen te veranderen. Degenen die hun gewoonten veranderden, genoten van een verbeterd gevoel van welzijn en hun waargenomen vermogen om werkdoelen te bereiken, nam toe.
De deelnemers die er het meest van profiteerden, waren degenen met de hoogste niveaus van zelfeffectiviteit (een geloof in iemands vermogen om controle over het werk uit te oefenen en gewenste resultaten te bereiken). Met andere woorden, alleen wanneer mensen geloven dat ze de veranderingen kunnen doorvoeren, zullen ze daadwerkelijk slagen en de vruchten plukken.
Kernboodschappen
Ons onderzoek laat zien hoe belangrijk het is dat initiatieven die gericht zijn op het veranderen van de gewoonten van werknemers, inspelen op individuele voorkeuren, zodat ze controle hebben over wat ze veranderen. Om de e-mailgewoonten van werknemers te verbeteren, moeten organisaties daarom plannen verstrekken om hen te helpen beslissen welke gewoonten moeten worden gewijzigd, terwijl de beslissing aan het individu wordt overgelaten over wat te implementeren in de context van hun rol.
Daarnaast moeten organisaties zelfeffectiviteitstrainingen aanbieden om het personeel de middelen en het vertrouwen te geven om hun gewoonten te veranderen. Dat zal de kansen op succes maximaliseren en zoveel mogelijk mensen helpen om die disfunctionele werk-e-mailgewoonten achter zich te laten en betere, effectievere manieren van werken te ontwikkelen.
De meest effectieve wijze om gewoontes te veranderen
